La importancia de una buen evaluacion

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Si ayer hablabamos de la supervision de nuestros proyectos y actividades, hoy vamos a centrarnos en un proceso parecido y complementario: la evaluación de proyectos.

La evaluación es un proceso mediante el cual se comprueban los resultados o consecuencias de una actividad, basándonos en objetivos cuantificables (sino, no hay forma :-)). Se puede realizar al final de una fase intermedia de un proyecto, al terminar el mismo e incluso uno o dos años (o más) después de haberlo finalizado y constituye una herramienta crítica para cualquier profesional, ya que, después del proceso evaluativo, podremos señalar los resultados positivos alcanzados, comprobar y entender por qué algunas partes de la planificacion no fueron tan buenas, y analiza si la solución elegida fue la mas conveniente.

La evaluación como actividad es diferente a la supervisión que habiamos comentado, ya que se centra en las metas y objetivos globales de nuestro proyecto, y  en los efectos e impactos a largo plazo sobre el grupo “target” al cual estaba dirigido, como también en los socios y en las otras empresas involucradas en el desarrollo del mismo.

Propósito de la evaluación

•  Comprobar metas y objetivos
•  Analizar errores y problemas
•  Decidir cómo mejorar, para proyectos futuros
•  Adquirir información y experiencia para otros  proyectos
•  Motivación y satisfacción de todo el equipo que ha participado
•  ¿Posibilidad de obtener una solución mejor?

Si comparamos el proceso de supervisión y de evaluación, vemos que las diferencias son claras:

Cómo evaluar

Cada uno suele tener sus procedimientos internos para llevar a cabo la evaluacion de sus actividades, pero todos suelen/deberian incluir los siguientes puntos:

• Una reunión planificada para tal ocasión
• Utilizar informes de supervisión especificos para el proyecto
• Recorrer la totalidad de la fase/proyecto para evaluar todo lo que se hizo en el tiempo que duro su ejecucion
• Involucrar a todos los participantes del mismo
• Ser franco y honesto con los resultados, se trata de aprender de los errores paraprevenir que se repitan en el futuro
• Hacer un informe y compartirlo, que los demas tambien aprendan de nuestras acciones.

Es muy importante que las reuniones de evaluación estén muy bien preparadas. Si no se realizan correctamente, no tienen ningún sentido, ya que los resultados y conclusiones pueden ser erróneos e inducir a otros a cometer los mismos errores en el futuro.

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